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新手主管上任後，跟部屬間有了上與下、主與從的關係。部屬會以不同的眼光看待你，最明顯的改變就是說話的方式變了。當你成為公司的主管，你的語氣、聲調、措辭，都會被部屬放大來檢視。

主管的一言一行，對部屬的影響力很大。上司的「說話力」如果運用得當，可以提昇工作團隊的士氣和工作的效率。

部屬在工作上發生問題時，主管首先要做的，不是馬上去幫部屬解決那個問題，而是鼓勵部屬改變看問題的角度，從中找到解決問題的方法。

這樣的說話術，可以幫助部屬發現思考問題盲點，從原本認為「我根本辦不到」、「這怎麼可能做得完」、「我完全搞砸了」的負面情緒，切換成「如果從某某方式來試看看的話，也許可以辦得到」、「雖然你說不行，但假設『不行』之中仍有『可行的方法』，你認為會是什麼？」的積極說法，可以讓部屬學習換個角度來看問題，並從中學習更多的做事方法。

二、鼓勵行動的說話力

當部屬對工作提不起積極的幹勁，只做自己分內的工作，不願意接受更多挑戰時，許多的上司會搖旗吶喊地說：「加油！你一定可以的！」、「我對你有信心！」等之類的話，其實遠不如指點它具體可行的方向和方法有效。

三、管理進度的說話力

當主管詢問部屬某項工作進度，得到的答案是：「快好了！」、「還好」、「應該可以」，可別以為那件事真的進行得很順利，因為這些模糊的答案背後，可能藏著你不知道的各種麻煩，直到截止期限才會爆發。此時，管理進度的說話力就顯得很重要。重點是，以確切的小目標來詢問不數的進度，做到「能見化」與「數據化」。

例如，這項任務如果當初分配時，及設定階段性目標，那麼就要根據當時所設定的進度，詢問部屬是否達到目前應該完成的地步。

如果該項任務較單純，分配時並未訂定階段性目標，那麼就要明確地詢問目前已經作到哪裡、是否遇到困難、剩下的部份是否可以如期完成。如果發現不數的進度落後，就必須從現在到截止日期之間，為部屬設定更多的小目標，讓他可以加緊跟上進度。

四、拉近距離的說話力

上私語部屬有上下職等的關係，彼此難免有些距離感。許多關於企業主管的調查顯示，最受歡迎的並非「態度親切的上司」，反而是「會聊聊自己的上司」。

聊聊自己的事情，跟部屬分享自己以前的經驗，會讓部屬覺得上私有同理心，心有慼慼焉，無形中啦進了彼此的距離。例如，上司可以這麼說：「你遇到的這個狀況，我以前也有碰過…。」

五、避免打擊士氣的說話力

有時候上司一句不經意的話，往往會讓部屬覺得士氣大受打擊。所以應該要盡量避免以下的對話方式：

• 「我不是已經說過了嗎？」，這句話雖然是事實，但其實沒有任何正面的效益，只是上司一時的情緒發洩，但卻會讓部屬覺得自己被當成了笨蛋。
• 「你怎麼老是坐不好！」，對於部屬發生的錯誤，雖然可能只是第二次，但上司若用「老是」、「每次都」這樣的措辭，會讓部屬覺得自己彷彿是個扶不起的阿斗。
• 「Why」其實是一種責問，應該盡量少用。分析事情有所為的「5W1H」法（Who、Where、Why、When、What、How），除了「Why」之外，其他的「4W1H」坐上司的都可以拿來跟部屬通。為什麼不要用「Why」？因為「Why」是一種責問的語氣，例如：「為什麼做不好？」、「為什麼辦不到？」這樣問問題所得到的答案，要不就是讓上司認為部屬在推卸責任，要不就是覺得「孺子不可教也」，都是負面的。其實，上司可以試著這樣問：「時發生了『什麼』原因導致延遲？」、「你認為該『如何』改變作法才能改善？」，會是更有效的溝通。
• 上司對部屬的工作有所評價時，要把重點放在部屬的「表現」，而不是針對他的「個人」。例如，當部屬交上來的報告錯誤百出，上司應該說：「你這份報告錯誤不少，你認為可以如何改進？」而不是「你這個人真是越來越粗心大意，怎麼會交出這麼爛的報告？」像這樣根據實際行為來批評，就不至於被認為是人身攻擊。

六、卡內基對領導人說話力的建議

溝通大師卡內基在【卡內基溝通與人際關係】書中指出，領導者的任務，包括改變人的態度和行為。對於上司對部屬的溝通，他的建議是：

• 凡事皆以真誠的讚賞與感謝為前提。
• 以間接的語句指出他人的錯誤。
• 先說自己錯在哪裡？然後在批評他人。
• 用問問題的方式來取代直接要求。
• 一定要顧到他人的面子。
• 只要稍有改進，及給予讚賞。嘉勉要誠懇，讚美要大方。
• 給他一個他願意潛力追求的美譽。
• 多多鼓勵，讓他覺得這過錯很容易改正。
• 使他覺得，罩你的意思去做你會很開心。

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